الثلاثاء 07/02/2012
02:39 بتوقيت المكلا
مكتب المدير العام

مهام واختصاصات مكتب المدير العام:
    تنظيم جداول الزيارات الميدانية والمقابلات للمدير العام.
    استلام وقيد كافة المكاتبات الواردة لمكتب المدير العام وغيرها من الوثائق.
    متابعة القضايا التي تحال من المدير العام والعمل على متابعة ذوي الاختصاص لانجازها في وفتها المحدد ورفع نتائج المتابعة للمدير العام.
    تنظيم أعمال الأرشفة في المكتب ووضع الفهرس العام للملفات وفهرسة محتوياتها والعمل على ترقيم الرسائل بهدف الحفاظ على الوثائق وضمان سلامتها.
    تنظيم عقد الاجتماعات وتدوين محاضر اجتماعات المدير العام.
    فهرسة وحفظ المراسلات والمكاتبات الواردة والصادرة من مكتب المدير العام.
    الحفاظ على دليل أسماء وعناوين الأشخاص والجهات المتعاملين مع المدير العام.
    استقبال الضيوف والزوار الرسميين  للمؤسسة.
    استقبال المشتركين الذين يطلبون مقابلة المدير العام والعمل على توجيههم لجهات الاختصاص ومتابعة الإجراءات التي اتخذت بشأن مشاكلهم.
    عدم إعطاء أي معلومات أو بيانات للغير إلا بموافقة المدير العام.
    إعداد وتقديم البرامج السنوية لنشاط المكتب والسكرتارية.
    إعداد وتقديم التقارير الشهرية / السنوية لنشاط المكتب.
    تشغيل وصيانة المعدات والآلات الناسخة والكمبيوتر والتلفزيونات والفاكس الموجودة في مكتب المدير العام.
    الإشراف على السكرتارية التابعة للمدير العام.
    متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من المدير العام.
    متابعة ما ينشر عن المؤسسة في وسائل الإعلام وتقديم تقرير لمدير عام المؤسسة.
أية مهام أخرى تكلف بها الإدارة من قبل المدير العام.
  • إقرا ايضاً