الثلاثاء 07/02/2012
02:22 بتوقيت المكلا
الشؤون المالية والإدارية

مهام واختصاصات الشؤون المالية والإدارية:
    إمداد إدارة المؤسسات بالمعلومات والبيانات المالية والإدارية التي تساعدها على إعداد الخطط العامة وفقا للأهداف المقررة.
    توفير الموارد المالية اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة والتأكد من استخدام تلك الأموال بالكفاءة المطلوبة.
    رفع مقترحات لإدارة المؤسسة عن إستراتيجية استغلال واستثمار فائض الأموال المتاحة للمؤسسة.
    الاشتراك والتنسيق مع الإدارات الأخرى والفروع بالمؤسسة في إعداد مشروع الموازنات التقديرية السنوية للمؤسسة بما يكفل تحقيق أهدافها وتنسجم مع الإمكانيات المتاحة ومناقشة مشروع الموازنة التقديرية مع مجلس إدارة المؤسسة والجهات ذات العلاقة للحصول على الموفقة عليها في وقت مناسب وقبل بداية كل سنة مالية.
    تحديد تكلفة الإنتاج وتكلفة الوحدات المنتجة ومراقبة تكلفة النشاط والخدمات الإدارية بالمؤسسة من خلال حساب التكلفة الفعلية.
    الإشراف على الأعمال و الأقسام في الإدارة والفروع ومراقبة ومتابعة سير العمل ومعالجة الاختلالات وكل المعوقات بالتنسيق والتعاون مع إدارة المؤسسة.
    التأكد من أن الطلبات الخاصة بالنفقات متوافقة مع الصلاحية الواردة في اللائحة المالية وانه تم الموافقة عليها من قبل الأشخاص المخولين بذلك وإنها متفقة مع القوانين النافذة والمسيرة لأعمال ونشاط المؤسسة وانه تم إتباع الإجراءات الواردة في القانون المالي عند إعداد الطلبات الخاصة بالنفقات.
    الرقابة على تخفيضات المنوحة للمشتركين وعدم ترحيل أي تخفيضات إلا بعد مصادقة المدير العام أو اللجنة المشكلة لمنح التخفيضات.
    التأكد من أن الصرف للمستحقات في إطار المعتمد من المؤسسة ضمن البرنامج الاستثماري.
    رفع التقارير اللازمة لتوضيح موقف المؤسسة من تنفيذ البرنامج الاستثماري.
    تطبيق الإجراءات المحددة في لائحة الاشتراك في خدمات المياه والصرف الصحي بخصوص التوصيل الجديد للمشتركين واستيفاء كافة المتطلبات والبيانات الأساسية للمشتركين.
    الرقابة والمتابعة على نشاط الفروع فيما يخص أعمال إدارة المشتركين.
    الحصول على تعميد المديونيات القائمة على الجهات الحكومية شهريا وفي نهاية كل سنة وكذلك مديونيات كبار المشتركين لتأييد صحة أرصدة تلك المديونيات طرف تلك الجهات.
    الإشراف الفعلي والمباشر على سير تنفيذ أعمال قراءة العدادات قراءة فعلية واستبدال العدادات العاطلة وإحكام الرقابة والمتابعة الدائمة على قراءة العدادات.
    إصدار الفواتير بصورتها النهائية من الحاسب الآلي بعد استكمال ترحيل القراءات والتصحيحات.
    إعادة العدادات المقطوعة بعد تسديد كافة مستحقات المؤسسة ورفع كشوف شهرية بتلك العدادات.
    مراجعة المتحصلات بكافة أنواعها من المشتركين والمديونيات المتأخرة ووضع آلية لتحصيل تلك المديونيات ووضع المقترحات المناسبة لتحصيل المديونيات المتأخرة لدى المشتركين وحل الإشكالات المتعلقة بمديونيات الجهات الحكومية ورفعها إلى إدارة المؤسسة.
    إعداد تقارير شهرية وسنوية بعدد المشتركين مياه وصرف صحي وكذا المشتركين الذين تم الربط لهم خلال العام والمشتركين الذين تم استكمال إجراءاتهم ولم يتم الربط لهم حتى نهاية العام وكذلك المشتركين المفصولة والمعادة عداداتهم.
    إجراء المطابقة الدورية والسنوية من حيث إعداد المشتركين بين الإدارة الفنية وبيانات الحاسب الآلي للتأكد من عدم وجود أية فروقات في إعداد المشتركين للوقوف على مشتركين تم توصيل خدمات المياه والصرف الصحي لهم ولم تدرج أسمائهم في الحاسب الآلي.
    اختيار الكوادر المطلوبة للفروع بما يسهل عليها أعمالها وذلك عن طريف رفد الفرع بالاحتياجات المطلوبة من العمالة الموجودة بالمؤسسة وعدم التوظيف إلا في الحالات النادرة بما يتوافق مع الشروط لتنفيذ الإصلاحات الهيكلية.
    اختيار الموظفين للمؤسسة وتطبيق الإصلاح الهيكلي للمؤسسة وإعادة ترتيب أوضاع العمالة الفائضة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة داخل وخارج المؤسسة بما يكفل حقوق الموظف لمدة خدمته بها.
    التعامل مع القضايا الإدارية كاملة والتي تتطلب التنسيق واتخاذ القرارات حولها من الجهات الرسمية في الدولة وطبقا للقواعد المترتبة بالقوانين السارية وكذلك مع الجهات ذات العلاقة داخل المؤسسة.
    تنظيم شؤون الموظفين ومستحقاتهم وحفظ السجلات والإشراف على تطبيق كافة القوانين واللوائح والقرارات والتعليمات الصادرة فيما يتعلق بالجانب الإداري.
    فهرسة محتويات ملفات خدمة العاملين ووضع أرقام متسلسلة لكل العاملين بالمؤسسة وإعطاء كل موظف رقم محدد وعمل قاعدة بيانات للموظفين.
    حفظ كافة وثائق ملكية ممتلكات وأصول المؤسسة وإعداد كشوف حصر لها وحفظها في الأماكن المخصص لحفظها والعمل على تعميد وثائق ملكية الأراضي الغير معمدة وكذلك الأراضي المشتراة جديدة وإدارة الأصول الثابتة والمتحركة (أراضي/مباني/سيارات/معدات).
    وضع برنامج الأمن والسلامة وإعداد دورات تدريبية لذلك وإجراء الفحص الدوري على معدات مكافحة الحريق.
    إعداد نظام للأمن الداخلي للمؤسسة والمنشات التابعة للمؤسسة والتنسيق مع أجهزة الأمن المعنية والدفاع المدني.
    إعداد وثائق المناقصات وطلبات العروض بناء على الشروط المرجعية التي تعدها اللجان المختصة اللازمة لتامين مختلف احتياجات المؤسسة من المواد والأدوات والقطع التبديلية واللوازم والمفروشات والمطبوعات والقرطاسية ووسائل النقل وبصورة عامة جميع الاحتياجات التي تصرف قيمتها من الموازنة وفقا للأنظمة النافذة.
    تنفيذ كافة الإجراءات الخاصة بفتح الاعتماد المستندية ومتابعتها وفتح السجلات والملفات الخاصة بها وتزويدها بكافة المستندات الخاصة بالتصرفات التجارية منذ فتح الاعتماد حتى وصول البضائع واستلامها وإدخالها مخازن المؤسسة والفروع.
وضع دليل مخزني في كل مستودع تصنف من خلاله عملية خزن المواد وتوزيعها إلى مجموعات مخصصة ووضع خارطة توضح مواقع الأصناف وحركة خزنها وصرفها عند الطلب وبما يساعد على سرعة حركة المناولة.
  • إقرا ايضاً